Buchhaltung¶

▶ Buchhaltung

Verwaltung → Buchhaltung (Paket Plus, nur in der Cloud): eine echte doppelte Buchhaltung, ohne dass man sie kennen muss. Jede Buchung heisst einfach: Geld fliesst von … nach …

Was passiert	Von	Nach
Rechnung ab Bank bezahlt	Bank	Munition (Einkauf)
Mitgliederbeitrag eingegangen	Mitgliederbeiträge	Bank
Bargeld auf die Bank gebracht	Kasse	Bank
Einkauf fürs Fest bar bezahlt	Kasse	Einkauf Fest

Für Buchhalter: „nach“ ist das Soll, „von“ das Haben.

Einrichten¶

Beim ersten Öffnen gibt es zwei Wege:

Muster Schützenverein: rund 30 Konten nach dem Schweizer KMU-Kontenrahmen (Kasse, Bank, TWINT, Stichgeld, Munition, Beiträge, Gaben, Festwirtschaft, Standmiete …). Die Automatik ist schon zugeordnet.
Eigenen Kontenplan importieren: CSV oder Excel vom bisherigen Kassier (auch aus Banana). Es genügen Kontonummer und Name. Die Art schlagen wir aus der Nummer vor (1 Vermögen, 2 Schulden und Kapital, 3 Ertrag, 4 bis 8 Aufwand) – vor dem Import kann man sie ändern. Hat der Kassen-Export schon Kontonummern, übernehmen die importierten Konten diese Aufgaben gleich.

Danach die Anfangsbestände eintragen: was am 1. Januar da war (Kasse gezählt, Bank laut Auszug, offene Rechnungen). Die Differenz ist das Vereinsvermögen. Ändern geht später jederzeit – gebucht wird nur der Unterschied.

Konten¶

Reiter Konten: alle Konten mit Saldo, nach Vermögen, Schulden und Kapital, Ertrag und Aufwand, darunter das Ergebnis des Jahres (Gewinn oder Verlust). Pro Konto:

Name in der Auswahl und Symbol – so erscheint es im Buchungsfenster (z.B. „🎯 Stichgeld“ statt „3000 Ertrag Stichgeld“).
Aufgabe: hierhin bucht die Automatik, z.B. Kasse (bar), Bank, Stichgeld, Vereinsvermögen. Jede Aufgabe hat höchstens ein Konto.
In der Auswahl zeigen aus: Das Konto verschwindet aus dem Buchungsfenster, bleibt aber erhalten.

Ist auf ein Konto gebucht, bleiben Nummer und Art fest, und löschen geht nicht mehr.

Buchen¶

+ Buchung öffnet das Fenster:

Beleg fotografieren oder wählen (Bild oder PDF, höchstens 8 MB). Bei einer QR-Rechnung füllt die App Betrag und Text selbst aus dem QR-Code aus – auch aus einem PDF.
Wann, von (vorgewählt: Bank), wieviel, nach.
Was – ein kurzer Text. Kennt die App den Text von früher, wählt sie dieselben Konten.

+ aufteilen: eine Rechnung auf mehrere Konten (z.B. Einkauf 80.– und Dekoration 20.–), alles unter einer Belegnummer. Speichern und nächste lässt das Fenster offen für den nächsten Beleg. Wird derselbe Beleg ein zweites Mal hochgeladen, fragt die App nach.

Jede Buchung bekommt eine Belegnummer (fortlaufend pro Jahr), der Beleg wird unverändert abgelegt (📎 im Journal öffnet ihn). Geändert wird nie – Storno bucht den ganzen Beleg zurück, beides bleibt sichtbar.

Im Reiter Buchungen steht das Journal; mit der Kontowahl oben wird daraus das Kontoblatt mit laufendem Saldo.

Vorschläge¶

Vieles weiss die App schon. Im Reiter Vorschläge stehen fertige Buchungen zum Übernehmen:

Kasse: pro Schiesstag und Event Stichgeld, Munition und Rundung, getrennt nach bar und TWINT (gleich wie der Kassen-Export).
Mitgliederbeiträge: bezahlte Beiträge pro Zahltag, an die Bank.
Auszahlungen: Gaben und Mouchen-Geld pro Event, bar ausbezahlt oder an der Kasse verrechnet.
Munitionseinkauf: Zukauf mit Preis aus der Munitionsverwaltung, ab Bank bezahlt.
Verbandsabrechnung (Meldewesen): sobald sie eingereicht ist, die Gebühren und Abgaben je Verband auf „Verbandsbeiträge und Abgaben“ – was ihr selbst einzahlt ab Bank, was der Verband in Rechnung stellt als offene Rechnung (kommt die Rechnung, von Bank nach Offene Rechnungen buchen).

Prüfen, abwählen, was nicht passt, dann Gewählte übernehmen – nichts wird ohne euch gebucht. Ändert sich eine Quelle später (Nachzahlung an der Kasse, Storno), erscheint die Differenz als Nachtrag. Ignorieren blendet einen Vorschlag aus, solange sich sein Betrag nicht ändert. Fehlt für eine Aufgabe das Konto, sagt die App welches.

Bankauszug¶

Im Reiter Vorschläge liest Bankauszug einlesen … die Datei aus dem E-Banking (camt.053, oft „ISO 20022“ oder „XML“ genannt). Jede Bewegung – Eingang und Ausgang – wird ein Vorschlag „von/nach Bank“. Dieselbe Datei zweimal zählt einmal.

Was schon gebucht ist, fällt weg:

Beitragszahlungen, die das Beiträge-Modul schon zugeordnet hat.
Was von Hand oder aus einem anderen Vorschlag ab bzw. an die Bank gebucht ist – gleicher Betrag, gleiche Richtung, Datum höchstens 30 Tage daneben (z.B. die schon gebuchte RUAG-Rechnung oder der Munitionseinkauf).

Für den Rest wählt man das andere Konto direkt in der Zeile. Die App merkt sich die Gegenpartei: Beim nächsten Auszug ist die Gemeinde schon auf „Standmiete“ gesetzt. TWINT-Gutschriften gehen von selbst von TWINT nach Bank.

Oben steht der Bankabgleich: Saldo laut Auszug gegen Saldo des Bankkontos in der Buchhaltung am selben Tag. Stimmen sie überein, ist alles gebucht ✓; sonst zeigt die Differenz, dass noch etwas fehlt.

Abschluss¶

Reiter Abschluss:

Vor dem Abschluss: offene Vorschläge, Bankabgleich, Kasse laut Buchhaltung (stimmt sie mit dem gezählten Bargeld?) und Buchungen von Hand ohne Beleg.
Jahresrechnung: Bilanz und Erfolgsrechnung mit Vorjahr, auf dem Bildschirm und als PDF (danach das ganze Journal).
🥛 Milchbüchlirechnung: dieselben Zahlen für alle, die keine Konten mögen – Geld am 1. Januar, plus eingenommen, minus ausgegeben, gleich Geld am 31. Dezember; dazu, wo das Geld liegt, was noch offen ist, und das Kassenbuch mit Rein, Raus und Stand nach jeder Zahlung. Ohne Kontonummern, Soll und Haben – ideal für die Generalversammlung. Auch Revisoren sehen sie.
Revisorenpaket (ZIP): die Jahresrechnung und alle Belege als Originaldateien, benannt nach Belegnummer und Text.
Jahr abschliessen: sperrt das Jahr – keine Buchung mehr mit Datum darin, auch kein Storno – und übernimmt die Schlusssalden als Anfangsbestände ins nächste Jahr; das Ergebnis geht ins Vereinsvermögen. Für Korrekturen lässt sich das Jahr wieder öffnen; beim nächsten Abschliessen wird nur der Unterschied nachgetragen.

Revisoren bekommen einen Lesezugang: Name und „gültig bis“ eingeben, Link erstellen, Link weitergeben (er wird nur einmal angezeigt). Ohne Anmeldung sehen sie Jahresrechnung, Journal und Belege und laden PDF oder ZIP – ändern können sie nichts. Die Liste zeigt, wann ein Link zuletzt geöffnet wurde; Widerrufen sperrt ihn sofort.

Was noch kommt¶

Die Tagesabschlüsse des Kassensystems (Festwirtschaft) und gemeinsame Feste mehrerer Vereine (Aufteilung).