Helferplan¶

Ämtli verteilen, ohne Telefonkette: Verwaltung → Helferplan (Paket Verein, nur in der Cloud). Die Verwaltung teilt ein, Mitglieder tragen sich über ihren persönlichen Link auch selbst ein oder sagen ab. Benachrichtigt wird per E-Mail, Telegram oder WhatsApp.

Ämtli¶

Ämtli sind Vorlagen, z.B. Absperrung, Waffenkontrolle, Aufräumen, Putzen:

Bezeichnung und Anzahl Helfer.
Zeit am Event: ab Beginn oder ab Ende des Events, dazu ± Min. und die Dauer. Beispiele:
- Absperrung: ab Beginn, −30, Dauer 30 → bei Beginn 13:00 von 12:30 bis 13:00.
- Waffenkontrolle: ab Beginn, 0, Dauer leer → von Beginn bis Schluss.
- Aufräumen: ab Ende, 0, Dauer 60 → eine Stunde nach Schluss.
vorschlagen bei: bei welchen Event-Typen das Ämtli vorgeschlagen wird (Endschiessen, Training, Anderes).
nur wer es kann: Dann klappt Wer kann es? auf – dort die Mitglieder anhaken, die das Ämtli machen dürfen (z.B. Waffenkontrolle). Vorgeschlagen und zum Eintragen angeboten wird nur, wer angehakt ist.

Nach dem Ändern Speichern. Ein gelöschtes Ämtli verschwindet aus der Liste; schon angelegte Einsätze behalten ihren Namen.

Einsätze¶

Ein Einsatz ist ein konkreter Termin mit Helfern – an einem Event oder frei (z.B. „Putztag 7.11.“).

+ Einsatz: von Hand anlegen. Wählt man ein Ämtli, kommen Name und Anzahl mit; wählt man ein Event, Datum und Zeit. Mitglieder dürfen sich selbst eintragen ist vorbelegt – ohne Haken teilt nur die Verwaltung ein.
Ämtli übernehmen: Event wählen, dann legt die App die Einsätze aus allen Ämtli an, die zum Event-Typ passen – die Zeit aus Beginn und Ende des Events. Zweimal klicken legt nichts doppelt an.

In der Liste (pro Tag) zeigt das Kästchen, wie viele schon dabei sind: grün = voll, gelb = es fehlen noch Helfer. Bei den Namen: ✋ = selbst eingetragen, ✉ = schon benachrichtigt, durchgestrichen = abgesagt (Grund beim Darüberfahren). × trägt jemanden aus.

Einteilen öffnet den Vorschlag: zuerst, wer dieses Jahr am wenigsten im Einsatz war, dann wer am längsten nicht mehr. Wer am selben Tag schon eingeteilt ist, steht zuletzt. Nicht vorgeschlagen werden Mitglieder mit nicht einteilen und – bei „nur wer es kann“ – wer nicht angehakt ist. Antippen teilt ein.

nur kommende blendet vergangene Einsätze aus.

Kalender¶

📅 Kalender zeigt die Einsätze Monat für Monat – mit ‹ › (oder den Pfeiltasten) vor- und zurückblättern, auch über den Jahreswechsel und in vergangene Monate. Pro Tag stehen die Einsätze mit ihrer Belegung: grün = genug Helfer, orange = es fehlen noch, grau = vorbei. ◆ zeigt die Events an diesem Tag. Einen Einsatz anklicken öffnet ihn zum Bearbeiten, einen leeren Tag anklicken legt dort einen neuen Einsatz an. Heute springt zum aktuellen Monat.

Benachrichtigen¶

Benachrichtigen … zeigt, wer neu eingeteilt und noch nicht informiert ist, und schickt jedem eine Nachricht mit all seinen Einsätzen und seinem persönlichen Link:

E-Mail – wenn ein Mailserver eingerichtet ist (Einstellungen → Versand) und das Mitglied eine Adresse hat (Kanal E-Mail gewählt oder kein anderer Kanal).
Telegram – wenn ein Bot eingerichtet ist und das Mitglied sich über seine persönliche Seite verbunden hat.
WhatsApp – automatisch geht das nur mit der kostenpflichtigen Business-API. Darum gibt es pro Person einen Knopf WhatsApp …: Er öffnet WhatsApp mit fertigem Text an die Mobile-Nummer, du tippst nur noch auf Senden.

Alle nochmals schickt allen Eingeteilten ihre Übersicht noch einmal.

E-Mail-Adresse, Mobile und bevorzugte Kanäle kommen aus Schützen → Verein und Kontakt.

Erinnerung¶

Erinnerung Tage vorher (bei den Mitgliedern, Vorgabe 2): So viele Tage vor dem Einsatz schickt die App eine Erinnerung per E-Mail oder Telegram – zwischen 8 und 20 Uhr, einmal pro Einsatz. 0 = keine Erinnerung. Per WhatsApp gibt es keine automatische Erinnerung.

Anfragen¶

+ Anfrage (oder 🙋 bei einem Einsatz) fragt ausgewählte Mitglieder, wer hilft – zum Beispiel „Wer hilft am Samstag beim Aufräumen?“.

Antworten: vier Knöpfe – 👍 Mach ich, 🙋 Bin dabei, 🤔 Vielleicht, ❌ Keine Zeit. Umbenennen, abwählen oder eigene dazu (z.B. „Bringe Kuchen“), höchstens sechs.
Telegram einzeln: Wer Telegram verbunden hat, bekommt die Anfrage privat vom Bot mit den Knöpfen darunter. Ein Tipp genügt; danach steht in der Nachricht „Deine Antwort: …“ – ändern geht jederzeit.
Telegram-Gruppe: Den Bot in eure Vereinsgruppe aufnehmen – danach lässt sie sich hier wählen. Eine Nachricht in der Gruppe, darunter laufend, wer was gewählt hat. Zählen kann nur, wer Telegram auf seiner Helfer-Seite verbunden hat.
Ohne Telegram: E-Mail mit dem Link zur persönlichen Seite, dort dieselben Knöpfe; WhatsApp als fertiger Link für dich.
Mit Einsatz: „Mach ich“ teilt gleich ein, bis der Einsatz voll ist. Wer danach kommt, ist Reserve – sagt jemand ab, rückt die erste Reserve nach und bekommt Bescheid.

Die Liste zeigt pro Anfrage, wer was geantwortet hat. Nochmals fragen erinnert alle ohne Antwort, Abschliessen nimmt die Knöpfe weg.

Persönliche Seite¶

Jedes Mitglied hat einen persönlichen Link (Link kopieren bei den Mitgliedern; er steht auch in jeder Nachricht). Ohne Anmeldung sieht man dort:

Deine Einsätze mit Kann nicht (mit freiwilligem Grund) bzw. Doch dabei. Wer sich selbst eingetragen hat, wird beim Absagen einfach wieder ausgetragen; von der Verwaltung Eingeteilte erscheinen als abgesagt.
In den Kalender – alle eigenen Einsätze als Kalender-Datei.
Mit Telegram verbinden – einmal antippen, in Telegram „Start“, fertig. Mit /stop an den Bot löst man die Verbindung wieder.
Hier fehlen noch Helfer – offene Einsätze mit Ich helfe.

Mitglieder¶

Die Tabelle zeigt pro Mitglied die Einsätze im gewählten Jahr (nur zugesagte), wie es erreichbar ist und den Haken nicht einteilen – z.B. aus gesundheitlichen Gründen; diese Mitglieder werden nie vorgeschlagen.

Aushang¶

Aushang drucken gibt alle kommenden Einsätze pro Tag auf A4 aus – fürs Anschlagbrett im Schützenhaus. Freie Plätze stehen als Linie zum Eintragen da.