Invitations¶

Invitations, circulaires et convocations par e-mail : Administration → Invitations (forfait Société, dans le cloud). Chaque invitation reste enregistrée – avec lettre, pièces jointes, destinataires et réponses. Copier fait de la dernière la suivante, sans rien devoir chercher.

Quoi et quand¶

Choisir un événement : date, heure et lieu en viennent (tous les jours d'un événement sur plusieurs jours). Sans événement (p. ex. AG) : saisir date, début, fin et lieu.
La date figure dans l'e-mail et est jointe comme fichier de calendrier (.ics) – un clic, et elle est dans le calendrier.
Coordonnées ou lien de carte (p. ex. 47.2731, 8.2105 par clic droit dans Google Maps, ou le lien de la barre d'adresse / « Partager ») : figure dans le fichier de calendrier – dans le calendrier Apple avec carte et itinéraire – et comme bouton Itinéraire sur la page de réponse et dans l'e-mail ({route}). Vide : le lieu de l'événement.

Destinataires¶

Soit – soit, pour ne pas mélanger circulaires et invitations externes :

Destinataires	Qui
Liste (CSV)	une liste téléchargée – prénom, nom et e-mail obligatoires, civilité et société en option
Membres (circulaire)	tous les membres actifs avec adresse e-mail, au moment de l'envoi

avec les membres ajoute les membres à une liste. Chaque adresse ne reçoit qu'un e-mail, même si elle figure deux fois. Le CSV peut être séparé par point-virgule ou virgule ; les lignes sans prénom, nom ou e-mail sont signalées et laissées de côté.

Lettre¶

Objet et texte avec espaces réservés, remplacés pour chaque destinataire :

Espace réservé	devient
`{anrede}` `{vorname}` `{nachname}`	tiré de la liste ou du membre
`{verein}`	société du destinataire (tirée de la liste)
`{titel}` `{datum}` `{ort}`	l'invitation
`{link}`	le lien personnel pour la réponse – s'il manque dans le texte, il est ajouté à la fin
`{absender}`	nom de la propre société

Lors de la réponse, on peut demander le nombre de personnes et une remarque ; Réponse jusqu'au ferme les réponses après ce jour.

Demander les jours (événement sur plusieurs jours) : qui accepte coche ses jours de tir. L'aperçu montre alors les personnes par jour – aussi dans l'événement (Administration → Événements, section « Invitations pour cet événement », avec lien vers l'invitation). Si l'événement a des interruptions (p. ex. deux week-ends), l'e-mail et la page de réponse listent les jours (« 16., 17., 24. et 25.04.2027 »).

Pièces jointes¶

PDF ou image (ensemble 10 Mo au plus), p. ex. l'invitation mise en page. Le fichier de calendrier est ajouté automatiquement.

Envoi¶

E-mail de test à sa propre adresse – avec pièces jointes et valeurs d'exemple.
Envoyer maintenant ou planifier (date et heure). Les e-mails partent l'un après l'autre par le serveur de messagerie de la société (Réglages → Envoi) – p. ex. aussi via Smtp2Go.
Les erreurs figurent par destinataire ; Renvoyer aux … en échec n'envoie qu'à eux, jamais deux fois à quelqu'un.

Une invitation envoyée reste telle quelle. Pour un nouvel envoi, copier : texte, pièces jointes et la liste d'alors sont repris (nouveaux liens, pas de réponses).

Réponses¶

Chaque destinataire a son lien personnel : date, pièces jointes, calendrier, oui ou non – sans compte, aussi sur le mobile, modifiable à tout moment. Le lien attribue la réponse sans ambiguïté à la personne de la liste, même si plusieurs partagent une adresse. L'administration montre oui (avec nombre de personnes), non et en attente ; ⬇ Réponses en CSV (en haut, près des destinataires) pour la planification.

Réserver le repas¶

Qui accepte peut tout de suite réserver son repas – dans le système de caisse de la société, pas ici. L'app de tir ne fait que le lien ; carte, stock et planification restent dans le système de caisse.

Saisir une fois le lien de réservation du système de caisse : Administration → Paramètres → Système de caisse (réservation du repas). Si le jeton y est renouvelé, coller ici le nouveau lien – rien d'autre.
Dans l'invitation, cocher Proposer la réservation du repas, en option Réserver jusqu'au (vide = délai de réponse, sans délai le jour de fête).
Après l'acceptation, la page de réponse montre un bouton par jour de fête (avec « Demander les jours » seulement ceux cochés). Nom, société et personnes sont préremplis dans la carte, l'invité peut les modifier.

Chaque destinataire a pour cela un identifiant propre – pas le lien de l'invitation. S'il réserve à nouveau, l'ancienne réservation est remplacée.